XX有限公司公文处理实施细则

第一章总则

第一条为进一步规范公文处理工作，确保公司文件行文严谨、阅读规范、办理高效、推进文书工作科学化、制度化、规范化，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）制定本细则。

第二条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条公文处理工作坚持准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条综合办公室负责公司公文处理工作，并对各部室的公文处理工作进行业务指导。公司党委、纪检、工会、团委公文处理工作由党委办公室负责。

第二章公文种类

第五条公司使用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩

有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求各部室周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位商洽工作、询问和答复

问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第六条公司公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、版记、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成，必要时可添加份号、密级和保密期限、紧急程度。

（一）发文单位标志。由“有限公司”或者“”加“文件”二字组成。公司标志上边缘至版心上边缘为35mm。联合发文，发文单位标志可以同时标注联署发文机关的名称，也可单独使用主办单位的名称。同时标注联署发文单位时，应分行连续标注所有联署发文单位名称，一般主办单位在前，并将“文件”二字置于联署发文单位名称右侧，上下居中排布。

（二）发文字号。由公司代字、年份、发文顺序号组成，置于发文单位标志下空二行的位置。平行文、下行文居中排布，上行文居左空一字编排，右侧对称位置标注签发人。年份要用四位年代号，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号为公司在一年内所发各种不同文件总数的顺序编号。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字加全角冒号，签发人姓名用3号楷体字，居右空一字编排在发文单位标志下空二行位置。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（四）标题。由公司名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。一般用2号小标宋体字，编排与红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。4个以上（含4个）单位联合行文时，标题中发文单位名称可简略。公文标题中除法规、规章名称全称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记中，置于抄送单位的上一行，与抄送单位之间不加分割线。

（六）正文。作为公文的主体，公文首页必须显示正文。编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（七）附件说明。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后加全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（八）发文单位署名。署公司全称或者规范化简称。

（九）成文日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月、日不编虚位，署会议通过或者公司负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十）印章。公文中署名应当加盖公司印章，并与署名相符。印章端正、居中下压发文单位属名和成文日期，发文单位署名和成文日居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示和报告件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十三）版记。版记置于最后一面，一定要在偶数页上，版记和空白页不标页码。如附件是被转发文件，转发文件还应标识自己的版记。

（十四）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

（十五）印发单位和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

（十六）页码。公文页数顺序号，用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm位置在版心之外。

（十七）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号为6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（十八）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限中的数字用阿拉伯数字，编排在版心左上角第二行。

（十九）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，紧急程度编排在版心左上角。

第四章行文规则

第七条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第八条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第九条向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十条向下属单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）涉及多个部室职权范围内的事务，部室之间未协商一致的，不得向下行文。

（三）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

第五章公文拟制

第十一条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。