公文办理中的10类错误

　　公文办理是单位一项重要的、经常性的、基础性的工作，是单位实施正确领导和有效管理的重要手段，主要包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　收文办理，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办等一系列程序。发文办理，包括复核、登记、印制、核发等一系列程序。

　　整理归档，是根据《档案法》的有关规定和要求，将工作中形成的有归档价值的材料，进行收集、整理、归档。

　　这一系列程序，是从公文办理实践中总结出来的，它们之间相互关联、衔接有序，是公文写作工作的程序化要求、规范化保障和科学化体现。

　　1.收文不登记

　　【案例】

　　一天，小王正在办公室紧张地工作，抓紧完成领导交办的事情。这时，下属单位的一位同志送来一份文件，文件中反映的工作不是小王具体负责，单位收文登记也不是小王负责，但是为了体现本单位良好的工作作风，小王还是收下了这份文件。因为当时很忙，没有及时将文件转交给具体负责收文登记的同志，后来持续加了几天班，就把这个事忘记了。过了一段时间领导追问起来，小王才猛然想起，但是已经耽误了办理时间。

　　【问题分析】

　　按照收文办理程序，收到的公文要在专门部门（办公室或文书处）统一登记，登记的主要内容是：来文单位、公文标题、文号、送达人或送达渠道、收文时间、拟交办的处室等。

　　小王犯的错误是没有履行登记程序，将公文放在自己手里，并且忘记了这件事。

　　【正确做法】

　　小王应该及时将代收的公文，转交给专门负责来文登记工作的同志，并配合该同志完成登记事项。

　　外面来单位办事的人员，可能不清楚该单位内部的人员分工，即使大致知道各内设处室（科室）的工作职能，也不一定清楚处室（科室）内部哪位同志具体负责什么工作、在哪间办公室办公。所以来访人员不管找到哪位同志，该同志都应该热情接待，这就是党政机关在工作中要求的“首问负责制”。

　　2.收文不初审

　　【案例】

　　某单位年初从市政府领回了31件本年度人大提案和政协建议，领回任务以后单位领导高度重视，要求及时将这些提案和建议分办下去，按时办结。按照惯例，该单位办公室将它们分办到了相关业务处室，业务处室在办理的过程中，发现有一个提案和两个建议所提的内容超出了单位的业务职能范围。该单位将情况向市政府进行了反映，市政府将这三个提案和建议收回，按照内容重新进行了分办，但这样一来一去就耽搁了很长时间。

　　【问题分析】

　　该单位犯的错误是在收到公文时没有进行初审，导致办理工作出现反复。

　　【正确做法】

　　收到公文以后要进行初审。看这个公文是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　该单位在接受市政府交办的人大提案和政协建议时，就应当对这些提案和建议进行初审，将不属于自己办理的提取出来，及时向市政府反映。

　　3.分办不登记

　　【案例】

　　小王在某单位办公室工作，主任要求他将一份上级单位来的公文，分别送到五个有关的业务处室办理，然后将各处室办理情况汇总后上报。几个星期过去了，有的处室提交了办理情况，有的处室还没有动静。小王去催办时，他们却说没有收到办理任务。小王明明记得，公文的复印件每个处室都送到了，但是有的处室却说根本就没有收到。

　　【问题分析】

　　小王犯的错误是在分办时没有登记，没有将公文送达到承办处室的时间、具体承办人等信息进行登记。

　　【正确做法】

　　小王在将公文复印件分送五个业务处室时，应当将公文送达的时间、接收公文人的姓名登记下来，并让接收公文的同志签字，这样就做到了有据可查。

　　4.公文横向传递

　　【案例】

　　小王在某单位产业处工作，一天，处长让他将一份已阅的公文退回机要室，小王看到单位领导在公文上面批示的意见是“请产业处、市场处阅”。小王心想，产业处已经阅了，市场处还没有阅，而市场处办公室就在隔壁，于是小王就直接将此公文转交市场处了。

　　【问题分析】

　　公文在传阅时应避免同级别对象之间发生相互传递的“横传”现象，以免传阅的公文失控，造成公文积压、丢失或下落不明等情况。

　　小王犯的错误就是将公文进行了“横向传递”。

　　【正确做法】

　　小王应该及时将已阅的公文退回机要室，由机要室传市场处阅，市场处阅后退回机要室。

　　5.办件传递顺序错误

　　【案例】

　　某单位负责人为了让本单位申请的一个项目尽快得到上级批示，将关于该项目的“请示”直接送到了上级单位主要负责人手中。

　　【问题分析】

　　该单位文件传递的顺序不对。

　　【正确做法】

　　办件，即需要阅件人审批的公文，传递顺序是：主管部门或处室—主管领导—其他领导—主要领导。

　　该单位应该将“请示”送主管部门或处室，再送主管领导、其他领导，最后送主要领导；或者由主管部门或处室按照主管领导—其他领导—主要领导的顺序传送。

　　如果事情重大或者情况紧急，在送主要领导的同时，要分别送主管领导和其他领导。

　　6.阅件传递顺序错误

　　【案例】

　　小王收到上级单位的通知，要求提供某项工作情况的文字材料，由于时间很紧，小王就先起草了一份材料，然后将上级单位的“通知”和拟上报的材料一起呈给领导。领导看后，对文字材料的内容提出了不同意见，小王只好重新起草。

　　【问题分析】

　　小王犯的错误是没有按照规定的顺序传递文件。

　　【正确做法】

　　阅件，即需要阅件人阅知的公文，有的只需要阅知，有的要在阅知的同时提出办理意见。

　　阅知性公文的传递顺序是：主要领导—主管领导—其他领导—需要阅知的部门或处室。同时，要根据公文的内容来确定传阅的范围，有的公文不需要传到主要领导那里。

　　小王应该将“通知”先送领导阅，然后按照领导提出的意见进行办理，起草文字材料。

　　7.发文不审核

　　【案例】

　　小王在某单位办公室从事网站管理员工作。一天，单位办公室主任把他叫到办公室，告诉他有一下属单位要传一份公文过来并上网发布，让他办理一下。过了一会，小王从QQ上收到下属单位传来的公文的电子版。小王考虑到这是办公室主任亲自交代的事情，于是立即将公文在网上发布了。第二天，小王被主任叫到办公室，主任批评他工作不认真，告诉他昨天网上发布的公文内容有错误，对单位形象造成了不好的影响。对这件事情，小王觉得很委屈。

　　【问题分析】

　　小王觉得委屈是可以理解的。

　　但是他犯的错误也很明显，因为他没有履行公文上网发布前的审核程序。

　　【正确做法】

　　小王在收到下属单位要求上网发布的公文后，应该按照单位规定的公文上网发布程序，填写上网发布公文处理单，交专门审核人员或办公室主任审核签字后再上网发布。

　　8.答复不及时

　　【案例】

　　某单位在作风建设活动中受到上级单位点名批评，因为有基层单位和社会群众反映该单位办事效率不高，尤其在公文处理上拖拉现象严重。

　　【问题分析】

　　该单位公文处理效率不高，答复不及时。

　　【正确做法】

　　办文就是办事。

　　公文是党政机关开展工作的载体和工具，对公文的处理一定要高效

　　9.发文时不核发

　　【案例】

　　某厅级单位向省政府报送关于一项工作的请示，工作人员将印制好的公文直接装进信封，送到公文交换站。省政府收到该公文后，发现公文正文中有一页纸没有印上文字。

　　【问题分析】

　　该单位工作人员在公文印制好后没有对其进行“核发”，没有及时发现印刷质量问题。

　　【正确做法】

　　所谓“核发”，就是公文印制好后对公文的文字、格式、印刷质量等进行检查。

　　该单位工作人员应该在将公文装进信封之前对其进行认真仔细地检查，确认无误后方能发送。

　　10.发文不督办

　　【案例】

　　（1）小王在某单位从事文字写作工作，年关将近，要对全年工作进行总结。按照领导要求，小王向所辖单位下发了《关于报送年度工作总结的通知》，要求各单位在一周内将材料报上来。两个星期以后，领导要汇总之后的“年度工作总结”初稿，但这时还有部分单位的材料没有上报。

　　（2）某单位组织活动，小王按照要求向上级单位呈送了一份请示，请求上级单位领导出席该活动。活动即将举行，而上级单位领导是否出席还没落实，小王因此受到单位领导批评。

　　【问题分析】

　　不管是上行文、平行文、下行文，公文发出去以后，都要进行跟踪督办。要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，紧急公文或者重要公文应当由专人负责督办，不能一发了之。

　　案例（1）、（2）中小王所犯的错误均是公文发出去以后没有进行跟踪督办。

　　【正确做法】

　　案例（1）中，通知下发后，在规定的报送期限即将到时，如果发现仍有部分单位没有报送材料，就应该及时督促他们按时上报。

　　案例（2）中，请示呈上后，要与上级单位负责具体办理的同志随时保持联系，掌握办理情况，必要的时候要请单位领导出面协调加快办理进度。